- Mide el tiempo de un presupuesto desde que entra la petición hasta que sale el documento, contando las esperas y a cada persona que interviene.
- Separa los pasos en dos grupos: los que consisten en copiar datos que ya existen y los que exigen decidir algo.
- Lo que se copia (partidas, precios, formato, numeración) puede salir solo de la tarifa y del catálogo.
- Lo que se decide (qué ofrecer, qué descuento, si presentarse) se queda con la persona, igual que la aprobación.
El tiempo de un presupuesto se suele conocer por sensación: "un rato", "una tarde", "depende". Con esa medida no se puede decidir nada. Este artículo explica cómo medirlo con un cronómetro y cómo separar la parte que se puede generar de la parte que tiene que seguir haciendo una persona.
Mide el tiempo, no la sensación
Coge un presupuesto de esta semana y síguelo. Anota la hora en que entró la petición, quién la atendió y qué hizo con ella. Cada vez que el presupuesto cambia de manos, apunta dos cifras: los minutos que esa persona trabajó sobre él y el tiempo que estuvo esperando en su bandeja. Las dos cuentan. Un presupuesto con cuarenta minutos de trabajo que espera dos días una aprobación tarda dos días.
Repite con tres o cuatro presupuestos de tamaños distintos. Uno pequeño y rutinario, uno grande y uno con partidas fuera de catálogo. Con un solo presupuesto la medida engaña, porque nadie elige el peor.
La tabla recoge los pasos habituales en una pyme que presupuesta trabajos o suministros. Los minutos son un ejemplo hipotético para enseñar el método, y los tuyos saldrán distintos. Si en tu empresa lo hace todo una persona, la columna Quién se repite y las esperas son las tardes que le dedica.
| Paso | Quién | Minutos (ejemplo hipotético) | Copiar o decidir | Se puede generar |
|---|---|---|---|---|
| Recibir la petición y entenderla | Comercial | 10 | Decidir | El registro de la petición, sí; entenderla, no |
| Buscar la tarifa vigente | Comercial o administración | 15 | Copiar | Sí |
| Elegir las partidas | Comercial o técnico | 20 | Decidir | La búsqueda en el catálogo, sí; la elección, no |
| Pedir precio a proveedor de lo que no está en catálogo | Comercial o compras | Variable, casi todo espera | Decidir | La solicitud y el registro de la respuesta, sí; la espera, no |
| Calcular margen y descuentos | Comercial, a veces el jefe | 15 | Copiar si hay regla escrita; decidir si no la hay | Sí, cuando la regla existe |
| Maquetar el documento | Comercial o administración | 25 | Copiar | Sí |
| Revisar y aprobar | Jefe o responsable | 10, más la espera | Decidir | La espera se acorta con un aviso; la decisión, no |
| Enviar y registrar en el programa de gestión | Administración | 10 | Copiar | Sí |
Las filas con minutos fijos suman una hora y tres cuartos. La espera de la aprobación va aparte y puede ser el tramo más largo del recorrido. Las tres columnas de la derecha son las que importan: cuando sepas qué pasos son copiar, sabrás qué parte del tiempo puede desaparecer.
Lo que se copia se puede generar
Copiar es mover un dato que ya existe de un sitio a otro. En un presupuesto hay cuatro sitios de los que se copia siempre.
Las partidas salen del catálogo. Quien monta el presupuesto elige la referencia y la cantidad; la descripción, la unidad y el precio los aporta el catálogo. Nadie vuelve a escribir "suministro e instalación de" por vigésima vez.
Los precios salen de la tarifa vigente, con su fecha. La costumbre de abrir el último presupuesto parecido y cambiar líneas tiene un problema conocido: arrastra precios de hace seis meses y nadie se da cuenta hasta que el trabajo ya está vendido.
El formato sale de una plantilla. Logotipo, condiciones generales, pie legal, forma de pago. El documento se compone solo en PDF y sale igual lo monte quien lo monte.
La numeración sale del programa de gestión. Si el presupuesto se registra en tu ERP o programa de facturación, el número lo pone él, sin una numeración propia en una hoja aparte.
Una prueba rápida para clasificar cualquier paso: si se hace abriendo un documento anterior y cambiando valores, es copiar. Y lo que es copiar se puede generar.
Lo que se decide se queda con la persona
Tres decisiones no las toma ningún sistema y no conviene que las tome.
Qué partidas encajan en el trabajo. El técnico que ha visitado la obra sabe si hace falta andamio o si la acometida está donde dice el plano. El catálogo le ofrece opciones; él elige.
Qué descuento se aplica. Dentro de la regla escrita, el comercial decide sin preguntar a nadie. Fuera de la regla, alguien tiene que aprobar, y ese paso debe seguir existiendo. Un sistema puede marcar en rojo el presupuesto que se sale del margen mínimo; la firma sigue siendo de una persona.
Si merece la pena presentarse. Hay peticiones que no compensan por tamaño, por plazo o por cliente. Esa criba la hace quien conoce el mercado.
La aprobación cambia de forma sin cambiar de dueño. En vez de un correo con un Excel adjunto que espera en la bandeja del jefe, el presupuesto queda montado en estado pendiente y avisa. El responsable ve el margen, las líneas y el cliente en el móvil, y aprueba o devuelve. La espera se acorta porque el documento ya está hecho cuando llega. La decisión sigue siendo suya.
Qué tiene que existir antes
Generar presupuestos a partir de la tarifa exige que la tarifa exista de verdad, y con "de verdad" queremos decir tres cosas concretas.
Una tarifa vigente que alguien mantiene. Una sola, con fecha de entrada en vigor y una persona responsable de actualizarla. Si hay tres versiones en tres ordenadores, todavía no hay tarifa.
Un catálogo de partidas con referencia. Cada partida tiene un código, una descripción y una unidad de medida. Las partidas que se repiten en los presupuestos de los últimos meses y no están en el catálogo son la primera lista de trabajo.
Las reglas de precio por escrito. Descuento por volumen a partir de qué cantidad y de cuánto. Recargo por urgencia y qué cuenta como urgencia. Condiciones de pago según el tipo de cliente. Si la regla está en la cabeza del gerente, cada presupuesto es una decisión nueva y el sistema no tiene nada que aplicar.
Una prueba útil: ¿podría una persona recién incorporada montar un presupuesto correcto en su primera semana con solo esos tres documentos? Si la respuesta es no, el primer proyecto es escribirlos. Eso es digitalizar, y va antes de automatizar, como explicamos en el artículo sobre digitalización, automatización e IA. Un generador montado sobre una tarifa que nadie mantiene produce presupuestos equivocados, y los produce más rápido.
Un ejemplo hipotético
Una instaladora hace doce presupuestos a la semana entre el comercial, un técnico y administración. Es un caso inventado para enseñar la cuenta, sin relación con ninguna empresa concreta.
Hoy, con los minutos de la tabla, cada presupuesto lleva unos 105 minutos de trabajo activo. Doce a la semana son 21 horas repartidas entre tres personas. La espera de aprobación no entra en esa cifra y en este ejemplo añade entre unas horas y dos días al plazo que ve el cliente.
Con las partes de copiar generadas, la cuenta cambia en cuatro filas. Buscar la tarifa desaparece, porque el precio viene con la partida. Maquetar pasa de 25 minutos a una revisión de 5. Calcular margen y descuentos pasa de 15 a 2 cuando la regla está escrita. Enviar y registrar pasa de 10 a 3. Las decisiones siguen costando lo mismo: entender la petición, elegir las partidas, aprobar. El total baja a unos 50 minutos por presupuesto, 10 horas a la semana.
La diferencia, en este ejemplo, son unas 11 horas semanales, repartidas entre quien busca la tarifa y maqueta hoy, sea el comercial o administración. El plazo hacia el cliente se acorta más que las horas, porque el presupuesto llega a la aprobación ya montado.
Ninguna de esas cifras es tuya. La única forma de saber tu número es medir tus propios presupuestos con el método de la primera sección.
Con la medida en la mano
Si al medir descubres que falta la tarifa o las reglas, el trabajo empieza por ahí, en el orden que describe el artículo sobre digitalizar, automatizar y aplicar IA. Si la tarifa y las reglas ya existen y tu medida dice que el tiempo se va en montar el documento, esa parte es la que construimos en Ignira: presupuestos generados desde tu tarifa.