Pedidos y albaranes · Cantabria y norte de España
Los pedidos entran en tu programa tal y como llegan. El albarán se firma en la entrega y cuadra con la factura.
El pedido llega por correo, por WhatsApp o en un PDF. El sistema lo lee y propone las líneas contra tu catálogo. Alguien las confirma. El albarán se firma en el móvil en casa del cliente y vuelve al pedido.
Cómo pasa hoy
¿Cuántos pedidos de esta semana se han teclado dos veces, una en la empresa del cliente y otra en tu oficina?
El pedido llega como la foto de una nota escrita a mano o como un PDF que sale del programa del cliente. Cada cliente lo manda a su manera.
Alguien lo pasa a mano a vuestro programa. Una referencia se confunde con otra parecida y el almacén prepara el artículo que no era.
El albarán vuelve firmado en papel. La factura se hace desde otro documento. El descuadre aparece cuando el cliente devuelve la factura sin pagarla.
Qué cambia
El pedido se teclea una vez, y lo teclea el cliente.
Lo que el cliente envía es lo que entra en tu programa, revisado por una persona en un minuto. El almacén prepara lo que se pidió. La factura sale del albarán firmado y el cliente no tiene nada que discutir. Si un pedido está sin confirmar o un albarán sin firmar, se ve.
El pedido se lee y se propone, no se teclea
El sistema lee el correo, el PDF o la foto de un documento impreso y propone las líneas del pedido. Lo manuscrito o lo que no se lee bien se marca para que lo teclee una persona.
Cada referencia casa con tu catálogo
Lo que el cliente llama de una forma se traduce a tu referencia. Si una línea no casa con nada, se marca y se resuelve antes de que llegue al almacén.
El albarán se firma en el móvil, con foto
El repartidor o el técnico entrega, el cliente firma en la pantalla y se añade una foto de la mercancía si hace falta. Sin papel que vuelva a la oficina.
El albarán firmado se queda con el pedido y con la factura
El documento firmado se adjunta al pedido en tu programa. La factura sale de ese albarán, con las mismas líneas y las mismas cantidades.
Cómo lo hacemos
Cada cliente pide a su manera. Tu programa lo recibe de la tuya
No montamos otro sitio donde vivan los pedidos
Tus pedidos y tus albaranes siguen siendo los de tu ERP o programa de gestión, con su numeración. Antes de dar precio revisamos con tu versión cómo se accede a esos documentos y qué campos llevan.
El paso de confirmación lo diseñamos con tu oficina
Decidimos con quien recibe los pedidos qué entra solo, qué revisa una persona y qué se devuelve al cliente para aclarar. Un pedido de un cliente habitual con referencias conocidas puede entrar sin tocarlo. Uno con líneas dudosas espera a que alguien lo mire.
Lo seguimos nosotros cuando un cliente cambia de formato
Los clientes cambian de plantilla y de canal. Lo mantiene el equipo que lo programó, desde Cantabria, en servidores que administramos en Europa. Si un formato nuevo no se lee bien, se corrige con nosotros, sin abrir un ticket.
Honestidad
Esto no es un portal de pedidos para tus clientes
Si tus clientes ya piden por un portal B2B o por EDI, el sitio donde arreglar esto es ese portal, y no hace falta nada más. Lo nuestro es para cuando cada cliente pide como le viene bien, por correo, por WhatsApp o con un PDF de su programa. Y tu oficina se traga el formato de cada uno.
Preguntas frecuentes
Sin letra pequeña.
- ¿Se integra con mi ERP o mi programa de gestión para crear el pedido allí?
- Sí, si el programa tiene API o base de datos accesible. Odoo y Holded la tienen, y buena parte de los programas de gestión también. El pedido y el albarán se crean en tu programa, con tu numeración. Lo comprobamos en la primera llamada con tu versión y tu tipo de acceso, y te lo confirmamos antes de presupuestar.
- ¿Qué pasa con una línea que se lee mal?
- Se marca y no pasa al almacén hasta que alguien la corrige. Cada línea propuesta lleva al lado el trozo del documento original de donde salió, para que quien revisa compare en vez de adivinar.
- ¿El almacén puede ver el pedido antes de que la oficina lo confirme?
- Se puede. Algunas empresas quieren que el almacén vea el pedido como provisional para adelantar la preparación; otras prefieren que solo vea lo confirmado. Se decide contigo y se configura así.
- ¿Y si el repartidor firma el albarán sin cobertura, en la furgoneta?
- El albarán se firma igual. La firma y la foto quedan guardadas en el móvil y suben solas cuando vuelve la señal. El repartidor no tiene que hacer nada más.
- ¿Cuánto tiempo lleva ponerlo en marcha?
- Lo que más lo estira es el número de formatos distintos que mandan tus clientes: cada uno hay que verlo leer bien. Arrancamos con los tres o cuatro que más pedidos traen y el resto se van sumando. El plazo lo cerramos por escrito con esa lista delante.
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Cómo empezamos
Quince minutos. Cero presión.
En una primera llamada gratuita elegimos la tarea a revisar. Antes de presupuestar, comprobamos los datos disponibles, las conexiones y las validaciones que necesita el proceso.
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