Facturas de proveedor · Cantabria y norte de España
Las facturas de proveedor se registran solas en tu programa. Nadie vuelve a teclearlas.
Llegan al correo, se leen, se validan contra tus reglas y entran en tu ERP o programa contable con el documento adjunto. Lo que no cuadra se aparta y lo revisa una persona. El resto, solo.
Cómo pasa hoy
¿Cuántas facturas va a teclear administración este mes, una a una, con el PDF a un lado y el programa al otro?
La factura llega por correo. Se descarga, se imprime o se guarda en una carpeta con un nombre que cada uno pone a su manera.
Alguien la abre, teclea proveedor, fecha, base, IVA y total, y la archiva. Unos minutos si va bien. Con cien facturas al mes, son horas. Con trescientas, son días.
Y de vez en cuando un dedo baila un número, y el descuadre aparece semanas después, cuando ya nadie se acuerda de esa factura.
Qué cambia
El tiempo de teclear desaparece. El de revisar, se queda.
Administración deja de copiar datos y pasa a revisar excepciones. La factura está registrada el día que llega, no la semana que alguien tiene un hueco. Y los errores de tecleo desaparecen porque no hay tecleo.
Del correo al programa, sin manos
Lectura automática de la factura, venga en PDF, escaneada o en foto. Los datos entran en tu sistema con el documento original adjunto.
Validación antes de contabilizar
Cada factura se comprueba contra tus reglas: proveedor conocido, importes que cuadran, pedido que existe. Lo dudoso se aparta para revisión humana, no se cuela.
Trazabilidad completa
Cada apunte guarda de qué correo vino, qué se leyó y quién aprobó qué. Si tu gestoría o el auditor preguntan, está todo.
Tus datos en Europa
Los modelos de lectura y la infraestructura tratan tus datos en la UE. Sin meter tu facturación en el SaaS de un tercero.
Cómo lo hacemos
Sobre tu sistema, a tu medida, mantenido por nosotros.
Sobre tu programa contable
No cambias de sistema. Construimos el flujo que va de tu buzón de facturas a tu ERP o programa contable. Si tiene API o base de datos accesible, nos integramos. Lo confirmamos antes de presupuestar.
Con tus reglas, no las de una app
Cada empresa valida distinto. Definimos contigo qué entra solo, qué se aprueba con un clic y qué pasa siempre por una persona.
Con mantenimiento nuestro
Los proveedores cambian de formato y los programas se actualizan. Lo mantiene el mismo equipo que lo construyó, desde Cantabria y sin subcontratas, sobre infraestructura que administramos dentro de la UE y no en la nube de un proveedor de Estados Unidos.
Honestidad
Para quién no es.
Si recibes veinte o treinta facturas al mes, esto no te compensa: sigue en manual o con la herramienta de tu gestoría. Lo nuestro empieza a tener sentido cuando pasas del centenar al mes, cuando teclearlas ya es el trabajo de alguien.
Preguntas frecuentes
Sin letra pequeña.
- ¿Funciona con Odoo, Holded o mi programa contable?
- Sí, siempre que tu sistema tenga API o base de datos accesible, y la mayoría la tienen (Odoo y Holded, por ejemplo). Estudiamos tu caso concreto, con tu versión y tu tipo de acceso, y te lo confirmamos antes de presupuestar.
- ¿Qué pasa con una factura que no se lee bien o no cuadra?
- Se aparta a una bandeja de revisión y la resuelve una persona. Nada dudoso se contabiliza solo. El umbral lo defines tú: qué entra directo y qué se revisa siempre.
- ¿Las facturas en papel también?
- Sí, escaneadas o fotografiadas. La lectura funciona igual con PDF nativo, escaneo o una foto de móvil razonable.
- ¿Quién manda aquí, el sistema o mi contable?
- Tu contable o tu gestoría. El sistema registra los datos de la factura en tu programa, igual que haría una persona, con el documento original adjunto y cada paso registrado. Las decisiones fiscales siguen siendo humanas.
- ¿Mis facturas pasan por servidores fuera de Europa?
- No, salvo que tú lo decidas. Trabajamos con modelos e infraestructura que tratan los datos en la UE y te lo dejamos por escrito antes de empezar.
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Nos cuentas cómo lo hacéis hoy. Te decimos si encaja, cómo lo abordaríamos y qué sistema tienes que no haya que tocar.
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