Tickets de gasto y dietas · Del ticket a la contabilidad
Registra tickets de gasto desde el móvil y pásalos a tu programa contable.
Es una app para gestionar los gastos de empleados: cada uno fotografía el ticket cuando lo recibe. El flujo extrae los datos y los prepara para tu programa contable; si falta algo o una regla no se cumple, administración lo revisa antes de registrarlo.
Primera llamada gratuita · Respuesta en menos de 24 h laborables
Cómo pasa hoy
¿Dónde están ahora mismo los tickets de este mes: en una cartera, en la guantera o en un sobre que aparecerá el día 30?
El técnico paga el peaje, la comida o un material que hacía falta en la obra. Se guarda el ticket en la cartera y sigue con la ruta.
A fin de mes toca recopilar. Un sobre, una grapadora y una hoja donde se apunta cada importe a mano. En la oficina alguien lo revisa, lo teclea y lo archiva.
Algunos tickets llegan borrosos y otros no llegan. Lo que no aparece se discute, se paga sin justificante o se lo acaba comiendo el empleado.
Qué cambia
Los gastos se registran cuando ocurren.
Cada gasto queda asociado a su foto y motivo. Administración revisa las excepciones y evita reunir todos los tickets al cierre de mes; la aprobación y el reembolso siguen el circuito que defina la empresa.
Se fotografía al pagar y el papel deja de importar
El empleado lo fotografía desde el móvil al pagar. La imagen queda guardada junto al gasto, con su fecha y quién lo hizo.
Cada gasto, con quién lo hizo y en qué obra
Se apunta quién lo hizo y a qué trabajo pertenece. Lo que antes se repartía a ojo queda imputado el mismo día.
Las dietas salen calculadas y nadie las discute
Los importes por manutención y kilómetro se aplican según tus reglas, iguales para todos. Nadie tiene que recordarlos de memoria a fin de mes.
El ticket queda asociado al gasto
La fotografía queda junto al registro, con la fecha y quién lo ha añadido. Si falta un justificante, el equipo puede detectarlo antes del cierre de mes.
Cómo lo hacemos
Ni cambias de programa contable ni cambias tus reglas
Del móvil del empleado a tu contabilidad
No cambias de sistema. Construimos el camino que va del móvil del empleado a tu programa de contabilidad o de gestión. Se conecta si ese programa acepta conexiones de otros programas (lo que se llama una API) o si su base de datos es accesible. Lo miramos contigo antes de pasar presupuesto.
Con tus reglas de gasto
Cada empresa tiene sus límites, sus dietas y su circuito de aprobación. Definimos contigo qué entra directo, qué pasa por el responsable y qué no se admite.
Lo mantenemos desde Cantabria, sin subcontratar
Lo mantenemos nosotros de forma continua, en servidores que administramos dentro de la Unión Europea. Quien lo programa trabaja desde Cantabria y no subcontratamos nada.
Estándar o a medida
App de gastos estándar o registro a medida: cuándo compensa cada uno
Cuando tu gente sale a ruta y cada gasto va a una obra, un cliente o un vehículo, necesitas un registro con tus reglas. Ignira lo desarrolla y cada ticket llega a tu contabilidad. Si casi todo va con tarjeta de empresa y tu programa está en su lista, basta una aplicación estándar.
Tarjetas de empresa con aplicación de gastos
Encaja si
Casi todo se paga con tarjeta de empresa y tu programa contable está entre sus conexiones.
Dónde se queda corta
Todo gira en torno a la tarjeta. Conviene saber cómo resuelven el kilometraje, las dietas en efectivo y el reparto por obra.
Programa de gastos de viaje corporativo
Encaja si
Tienes política de viajes, dietas y muchos empleados que viajan.
Dónde se queda corta
Sus reglas están pensadas para viajes de empresa, y encajan peor con técnicos que comen en ruta.
Módulo de gastos de un programa de recursos humanos
Encaja si
Ya usas ese programa para nóminas o fichajes y quieres todo en el mismo sitio.
Dónde se queda corta
El gasto se queda en recursos humanos. Pregunta cómo llega después a tu contabilidad.
A medida, con Ignira
Encaja si
Los gastos se reparten por obras, clientes o vehículos, hay kilometraje y dietas en efectivo, y tus reglas no caben en una plantilla.
Dónde se queda corta
Para destruir los tickets en papel, la normativa pide un programa de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Con uno a medida, lo prudente es guardar el original, y lo valoramos con tu asesoría.
Compensa hacerlo a medida cuando
- A fin de mes alguien ordena a mano los tickets de toda la plantilla y los reparte por obra o por cliente.
- Parte de los gastos se pagan en efectivo o los adelanta el empleado de su bolsillo.
- Tu programa contable no aparece entre las conexiones de ninguna aplicación de gastos.
Si a fin de mes alguien reparte a mano los tickets por obra o por cliente, explícanos ese reparto y vemos en la llamada qué opción encaja con tus reglas.
Cuándo no te conviene
Si nadie de los tuyos sale a ruta, ahórrate la llamada
Si tu equipo no sale de la oficina y los gastos son cuatro al mes, esto no te aporta nada: con la hoja de cálculo que ya usas vas sobrado. Lo nuestro tiene sentido cuando hay gente en ruta cada día y a fin de mes alguien dedica horas a ordenar papeles ajenos.
Preguntas frecuentes
El ticket de papel, las dietas y quién aprueba cada gasto
- ¿Funciona con Odoo, Holded o mi programa contable?
- Los gastos pueden pasar al sistema que ya uses si dispone de una API o una base de datos accesible. Revisamos tu versión y el tipo de acceso antes de presupuestar; Holded publica su API, y Odoo según el plan.
- ¿Hay que seguir guardando el ticket de papel?
- El sistema guarda la imagen con su fecha, su autor y el gasto asociado, y te la deja exportable en cualquier momento. Dejar de archivar el papel depende de los requisitos de digitalización que te apliquen y de lo que diga tu asesoría. Te explicamos qué guarda el sistema para que lo valores con datos.
- ¿Y si el empleado se queda sin cobertura?
- La foto se hace y se guarda en el móvil aunque no haya señal, y sube sola cuando vuelve la señal. Si prefiere hacerlo luego desde el ordenador, también puede.
- ¿Puedo aprobar yo los gastos antes de que entren?
- Sí: tú decides qué importes entran directos y a partir de qué cifra hace falta un visto bueno. La aprobación se hace desde el móvil, sin sentarse delante del ordenador.
- ¿Sirve también para las dietas y los kilómetros?
- Sí: la app aplica tus importes por dieta y por kilómetro y los calcula sola con los días o la ruta declarada. Lo que hoy se discute a fin de mes queda aplicado con la misma regla para todo el mundo.
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Cómo empezamos
Junta los tickets de un mes de uno de tus técnicos
Con ese montón delante vemos en la primera llamada gratuita qué reglas de dieta y kilometraje aplicas, cómo se reparte cada gasto y a qué programa contable tiene que llegar.
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