Tickets de gasto y dietas · Cantabria y norte de España
El ticket se fotografía al pagarlo y llega contabilizado. Se acabó el sobre de fin de mes.
El empleado hace una foto del ticket en el momento de pagar. El importe, el concepto y a quién corresponde entran en tu programa contable ya clasificados. Nadie recopila papeles ni los teclea de nuevo.
Cómo pasa hoy
¿Dónde están ahora mismo los tickets de este mes: en una cartera, en la guantera o en un sobre que aparecerá el día 30?
El técnico paga el peaje, la comida o un material que hacía falta en la obra. Se guarda el ticket en la cartera y sigue con la ruta.
A fin de mes toca recopilar. Un sobre, una grapadora y una hoja donde se apunta cada importe a mano. En oficina alguien lo revisa, lo teclea y lo archiva.
Algunos tickets llegan borrosos y otros no llegan. Lo que no aparece se discute, se paga sin justificante o se lo acaba comiendo el empleado.
Qué cambia
El sobre de fin de mes desaparece.
El gasto se registra el día que ocurre, con su foto y su motivo. Administración deja de perseguir papeles y solo revisa lo que se sale de tus reglas. Y el empleado cobra sus gastos sin tener que recordar dónde estuvo hace tres semanas.
Una foto y el papel deja de importar
El empleado lo fotografía desde el móvil al pagar. La imagen queda guardada junto al gasto, con su fecha y quién lo hizo.
Clasificado por persona, obra y proyecto
Cada gasto sabe de quién es y a qué trabajo pertenece. Lo que antes se repartía a ojo queda imputado el mismo día.
Las dietas, calculadas y no discutidas
Los importes por manutención y kilómetro se aplican según tus reglas, iguales para todos. Nadie los recuerda de memoria a fin de mes.
Lo que hoy se pierde, aparece
Un ticket que no llega es un gasto que no se justifica. Si se fotografía al pagarlo, llega siempre.
Cómo lo hacemos
Sobre tu sistema, a tu medida, mantenido por nosotros.
Sobre tu programa contable
No cambias de sistema. Construimos el camino que va del móvil del empleado a tu programa de contabilidad o de gestión. Si tiene API o base de datos accesible, nos integramos. Lo confirmamos antes de presupuestar.
Con tus reglas de gasto
Cada empresa tiene sus límites, sus dietas y su circuito de aprobación. Definimos contigo qué entra directo, qué pasa por el responsable y qué no se admite.
Con mantenimiento nuestro
Lo mantenemos nosotros de forma continua, en servidores que administramos dentro de la Unión Europea y no en la nube de una gran plataforma extranjera. Quien lo programa trabaja desde Cantabria y no subcontratamos nada.
Honestidad
Para quién no es.
Si tu equipo no sale de la oficina y los gastos son cuatro al mes, esto no te aporta nada: con la hoja de cálculo que ya usas vas sobrado. Lo nuestro tiene sentido cuando hay gente en ruta cada día y a fin de mes alguien dedica horas a ordenar papeles ajenos.
Preguntas frecuentes
Sin letra pequeña.
- ¿Funciona con Odoo, Holded o mi programa contable?
- Trabajamos sobre el sistema que ya uses. Si tiene API o base de datos accesible, y la mayoría la tienen (Odoo y Holded, por ejemplo), los gastos entran ahí ya clasificados. Lo estudiamos con tu versión concreta y te lo confirmamos antes de presupuestar.
- ¿Hay que seguir guardando el ticket de papel?
- El sistema guarda la imagen con su fecha, su autor y el gasto asociado, y te la deja exportable en cualquier momento. Si quieres dejar de archivar el papel, eso depende de los requisitos de digitalización que te apliquen y de lo que diga tu asesoría: te explicamos exactamente qué guarda el sistema para que lo valoréis con datos.
- ¿Y si el empleado se queda sin cobertura?
- La foto se hace y se guarda en el móvil aunque no haya señal, y sube sola al recuperarla. Si prefiere hacerlo luego desde el ordenador, también puede.
- ¿Puedo aprobar yo los gastos antes de que entren?
- Sí. Defines qué importes entran directos y a partir de qué cifra hace falta un visto bueno. La aprobación se hace desde el móvil, sin sentarse en el ordenador.
- ¿Sirve también para las dietas y los kilómetros?
- Sí. Se configuran tus importes por dieta y por kilómetro y se calculan solos con los días o la ruta declarada. Lo que hoy se discute a fin de mes queda aplicado con la misma regla para todo el mundo.
Siguiente paso
Quince minutos. Cero presión.
Nos cuentas cómo lo hacéis hoy. Te decimos si encaja, cómo lo abordaríamos y qué sistema tienes que no haya que tocar.
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