- Cinco señales de que el stock en Excel se ha quedado corto: se promete lo que no hay, el inventario anual no cuadra, se compra lo que sobra, una sola persona sabe dónde está cada cosa y el Excel tiene tres copias.
- Cuatro de las cinco tienen la misma causa. El movimiento ocurre en el almacén y se apunta después, en otro sitio, si alguien se acuerda. La quinta es lo que pasa cuando varias personas intentan apuntar en la misma hoja.
- Lo que viene después es registrar cada entrada y salida donde ocurre, con el móvil, para que el recuento de tu ERP sea el de ahora.
- El módulo de stock de tu ERP suele bastar para la lista de artículos. Lo que falla casi siempre es la disciplina de registrar los movimientos.
Un Excel de stock funciona durante años y deja de funcionar sin avisar. El archivo sigue abriéndose y los números siguen pareciendo razonables. Las señales aparecen en otro sitio: en las llamadas a clientes, en el recuento de diciembre y en la balda de atrás. Este artículo recoge las cinco que se repiten en almacenes pequeños y qué suele venir después.
1. La venta se promete sobre stock que no hay
El comercial cierra un pedido por teléfono a las once. Mira el Excel, ve doce unidades y confirma la entrega para el jueves. A las cuatro baja al almacén y hay tres. Las otras nueve salieron el martes para una obra y nadie las descontó. Toca volver a llamar al cliente y cambiar la fecha.
La hoja dice lo que había la última vez que alguien la actualizó. Entre esa hora y la venta han pasado salidas que están en la cabeza del encargado, en un albarán que viaja en la furgoneta o en un papel pegado a la estantería.
La señal es el paseo de comprobación. Antes de confirmar un plazo, alguien baja a mirar la balda porque la hoja no le basta. Si ese paseo se hace en cada pedido, la fuente ya es la memoria de quien está abajo, y la hoja es una copia atrasada de esa memoria.
2. El inventario anual no cuadra y nadie sabe desde cuándo
Último viernes de diciembre. Se cierra el almacén, se cuenta todo y la diferencia con el Excel aparece en decenas de referencias. Unas sobran, otras faltan. Se ajusta la hoja al recuento, se firma el listado y hasta el año que viene.
Lo que el recuento no dice es cuándo se produjo cada diferencia. Una referencia con veinte unidades de menos pudo salir en marzo para una obra sin albarán, en junio como muestra o en octubre por un error al teclear. Sin un registro de movimientos con fecha y persona, cada diferencia es una discusión entre departamentos. Con él, es una consulta al historial de la referencia.
Un desajuste así es habitual. En un estudio publicado en Management Science con casi 370.000 registros de inventario de 37 tiendas de un mismo minorista, el 65 % de los registros no coincidía con lo que había en la tienda (DeHoratius y Raman, 2008). Eran tiendas y no un almacén de obra, así que la cifra no se traslada a tu caso. Lo que enseña es que un registro de inventario se aleja de la estantería con facilidad, y que auditar el recuento ayuda a reducir ese desajuste.
La señal está en cómo se trata el ajuste. Cuando la diferencia se corrige sin buscar la causa, es porque no hay dónde buscarla. El ajuste pasa a ser un coste aceptado, y el año siguiente vuelve a salir parecido sin que nadie pueda decir por qué.
3. Se compra lo que sobra
Llega el pedido del proveedor con cuarenta unidades de una referencia. Al colocarlas, el mozo encuentra treinta más en la balda de atrás, detrás de otro palé. Habían llegado con otro pedido en primavera, se colocaron donde había hueco y nadie las apuntó. Ahora hay setenta de algo que rota cinco al mes.
Compras pide sobre lo que dice la hoja, y la hoja va con retraso. Cuando el número parece bajo, se pide, aunque haya material sin registrar. Cuando parece alto, se deja de pedir y llega la rotura. Con dos personas que compran, pasa dos veces: cada una mira el archivo un día distinto y las dos piden lo mismo.
La señal aparece al comparar dos listas. Referencias con más stock del que se vende en seis meses y, a la vez, roturas en otras que se mueven a diario. Las dos salen del mismo dato atrasado, y las dos cuestan, una en la estantería y la otra en pedidos que no se sirven.
4. Solo una persona sabe dónde está cada cosa
El encargado se coge dos semanas en agosto. El primer lunes, el comercial llama al almacén para preguntar si queda un material y quien coge el teléfono tarda veinte minutos en encontrarlo. El miércoles se sirve una referencia parecida en lugar de la pedida.
Un almacén pequeño funciona así durante años porque la persona que lo sabe todo está cada día. El Excel dice cuántas unidades hay. Sobre en qué balda, en qué palé o en qué furgoneta están, y qué palé está reservado para una obra, no dice nada. La ubicación vive en una cabeza y sale del edificio cuando esa cabeza se va de vacaciones.
La señal se nota en las entregas. Si el almacén sirve peor cuando falta una persona concreta, la ubicación no está en ningún registro.
5. El Excel tiene tres copias
Compras tiene una copia en su ordenador, con las columnas de proveedor y precio. El almacén tiene otra en el portátil de la mesa, con las salidas del día. Y hay una tercera en la carpeta compartida, que es la que abre el gerente. Las tres se llamaron igual en algún momento. Ninguna coincide con las otras dos.
La hoja empezó siendo una y se partió por una razón práctica. Dos personas no pueden escribir a la vez en el mismo archivo sin pisarse, y cada una necesitaba sus propias columnas. A partir de ahí, cada copia acumula sus correcciones. Pasar a limpio se convierte en una tarea del viernes por la tarde, y la semana siguiente vuelve a hacer falta.
La señal es una pregunta que se oye antes de cualquier decisión: "¿cuál es el bueno?". Cuando hay que preguntar qué archivo vale, lo que existe son versiones, y ninguna de ellas es el dato. Cualquier aviso de mínimos que se monte encima leerá la versión equivocada tarde o temprano.
Qué viene después del Excel
Las cinco señales tienen una raíz común: el dato vive lejos del movimiento, en tiempo o en archivo. Lo que viene después es acortar esa distancia hasta que deje de importar: el movimiento se registra donde ocurre, en el mismo momento, por quien lo hace. Se busca la referencia o se escanea el código, se pone la cantidad y se guarda. Registrar tiene que costar menos que sacar el bolígrafo. Si cuesta más, a la tercera semana nadie lo hace.
Cuatro cosas cambian con ese registro.
El número del ERP deja de ser el de la última tarde que alguien tuvo un rato. Cada salida del muelle descuenta en el momento, y el comercial que mira la pantalla a las once ve lo mismo que hay abajo a las once.
Compras deja de pedir por sensación. Cada referencia lleva un mínimo y el aviso llega a una persona con nombre, con las treinta unidades de la balda de atrás ya contadas.
Las veinte unidades de menos del inventario tienen fecha. Se abre el historial de la referencia y se ve el martes de marzo en que salieron sin albarán.
La balda, el palé y la furgoneta son campos, no memoria. Quien coge el teléfono en agosto busca en el móvil y contesta en un minuto.
Para la lista de artículos, el módulo de stock de tu ERP suele bastar. Tiene las referencias, las unidades y casi siempre los almacenes. Montar un catálogo paralelo al de tu ERP obliga a mantener dos. Lo que falta no es la lista. Falta que el programa esté donde la mercancía se mueve.
El orden importa. Registrar el movimiento es digitalizar: el dato pasa a existir con fecha, cantidad y persona. Los avisos de mínimo son automatizar, y van después, sobre movimientos que ya existen. Un aviso calculado sobre un recuento con dos semanas de retraso avisa tarde o avisa de algo que no pasa. Ese orden lo explica el artículo sobre digitalización, automatización e IA.
Si has reconocido tres o más
Si tu ERP ya tiene los artículos y lo que falta es registrar los movimientos donde ocurren, esa parte es la que construimos en Ignira: control de stock sobre tu programa de gestión. Si el stock todavía no existe como dato en ningún programa, el trabajo empieza antes, en el orden que describe el artículo sobre digitalizar, automatizar y aplicar IA.
El trabajo publicado más cercano es SUMI, un distribuidor industrial con más de 12.000 referencias en stock: su web y el acceso privado a sus catálogos trabajan con ese volumen de artículos. El control de existencias quedó fuera de aquel encargo. Y si no tienes claro que el stock sea lo primero, empieza por la guía para digitalizar tu empresa paso a paso.