- El registro diario de jornada obliga a toda la plantilla, también a los técnicos que trabajan fuera de la oficina y al personal de obra, con pocas excepciones.
- La ley pide poco y concreto: hora de inicio y de fin de cada jornada, guardadas cuatro años y a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección.
- En obra se cumple mal porque las horas se apuntan en el parte como un total por obra, se rehacen a fin de semana y el registro firmado se copia de la nómina.
- Fichar desde el móvil resuelve el registro y, de paso, da el dato que la ley no pide y tú necesitas: las horas de cada obra.
La obligación de registrar la jornada lleva años en vigor y en las oficinas está resuelta. Falla en las empresas cuya gente trabaja fuera: instaladoras, mantenimiento, reformas, servicios en casa del cliente. Este artículo explica qué pide la ley, por qué en obra se incumple sin querer y qué tiene que registrar un fichaje desde el móvil para servir a la vez a la inspección, a la nómina y al coste de la obra.
Qué dice la ley
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El texto dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, y que ese registro deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Lo añadió el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y se aplica desde mayo de 2019.
El mismo apartado fija dos cosas más. La empresa conservará los registros durante cuatro años. Y esos registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Sobre cómo organizar y documentar el registro, la ley remite a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa. Si no hay ninguno de los dos, decide el empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Tu convenio puede añadir detalle, por ejemplo sobre pausas o sobre el formato, y por eso conviene leerlo antes de elegir herramienta.
Hay tres cosas que la ley no fija. No dice en qué soporte se lleva el registro: papel, hoja de cálculo o aplicación valen si contienen lo que pide. No exige registrar la ubicación del trabajador. Y no distingue por lugar de trabajo: el operario en una obra a cuarenta kilómetros tiene la misma obligación que quien está en la oficina.
A quién alcanza el registro
La Guía sobre el registro de jornada de la Dirección General de Trabajo extiende la obligación a quien trabaja fuera del centro: la empresa debe registrar la jornada también de los trabajadores móviles, comerciales y a distancia, y de cualquiera cuya prestación no se desarrolle, total o parcialmente, en el centro de trabajo. Las excepciones son el personal de alta dirección y quienes quedan fuera del Estatuto, como autónomos y socios de cooperativas. Una plantilla de limpieza repartida por los centros de varios clientes es plantilla de campo a estos efectos: cada persona registra su jornada aunque nunca pase por la oficina, y el software para empresas de limpieza y facility services lleva ese fichaje por centro junto al cuadrante.
Este artículo no es asesoramiento jurídico. Resume el texto legal en vigor a 1 de octubre de 2026 y cómo aplicarlo a tu empresa lo decides con tu asesoría laboral.
Por qué en obra se cumple mal
En una oficina el registro se resuelve con un terminal en la puerta o con el ordenador de cada uno. En obra no hay puerta y muchas veces no hay ordenador. Lo que hay es un parte de trabajo, un grupo de mensajería y la memoria del encargado.
El técnico apunta las horas en el parte de trabajo, si ese día hay parte. El parte recoge un total por obra, no la hora a la que entró ni a la que salió, y si cambia de obra a media mañana el reparto es a ojo. Los partes llegan a la oficina el viernes o el lunes, y con ellos, con el grupo de mensajería y con lo que cada uno recuerda se rehace la semana.
Con eso se preparan dos cosas distintas: la nómina, con las horas totales y las extras, y, si alguien tiene tiempo, el coste de la obra. Las dos salen de la misma reconstrucción y a menudo no cuadran entre sí.
El registro de jornada, mientras tanto, es una hoja mensual que cada trabajador firma cuando pasa por la oficina. Las horas se copian de la nómina, así que el registro no refleja la jornada real de cada día: refleja lo que se pagó. Las semanas en que el trabajador no pasó por la oficina quedan en blanco.
Cuando una inspección pide el registro diario de un trabajador concreto de hace dos años, la carpeta tiene tres problemas. Faltan semanas. Las horas de inicio y de fin no existen, solo los totales. Y nada permite explicar qué se corrigió ni cuándo. La empresa ha pagado todas las horas de buena fe y aun así no tiene lo que la ley le pide.
Fichar desde el móvil: lo que tiene que registrar
El móvil está en el bolsillo del técnico en la obra, en la nave y en casa del cliente. Un fichaje desde el móvil cubre lo que la ley pide si registra estas cosas.
La hora de inicio y la hora de fin de cada jornada, tal cual las marca el trabajador, con fecha y persona identificada. Es el mínimo legal.
Las pausas, si tu convenio o tu acuerdo de empresa exigen registrarlas. Hay empresas que descuentan la comida de forma fija y otras que fichan la salida y la vuelta. La regla la escribe la empresa con su asesoría y el sistema la aplica.
La ubicación, si decides capturarla, y solo en el momento del fichaje. Sirve para proponer la obra en la que está el trabajador, pero la ley del registro no la pide. Volvemos sobre esto en la sección de privacidad.
El fichaje sin cobertura. En un sótano o en una nave metálica no hay señal. El fichaje queda guardado en el móvil con la hora en que se pulsó y sube cuando vuelve la señal. El sistema anota también cuándo lo recibió, para que un fichaje que llega dos días tarde se vea y se pueda explicar.
Correcciones, exportación y hojas de cálculo
Un registro que no se puede reescribir. El fichaje original se conserva. Si alguien olvidó fichar la salida, la corrección se guarda aparte, con quién la pidió, quién la aprobó, cuándo y por qué. Un registro que cualquiera edita sin rastro vale poco como prueba, para la empresa y para el trabajador. La Guía del Ministerio de Trabajo pide información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.
La exportación. El registro tiene que poder entregarse al trabajador, a sus representantes o a la Inspección, en un formato legible y filtrado por persona y fechas. Si para entregarlo hace falta que un programador saque los datos, no está resuelto.
Una hoja de cálculo bien llevada puede contener casi todo lo anterior. Le faltan dos cosas: no está en la mano del trabajador cuando entra ni cuando sale, así que se rellena después de memoria; y cualquiera la edita sin dejar rastro.
Horas por obra: el dato que la ley no pide y tú necesitas
El registro legal termina en la hora de inicio y la hora de fin. Tu cuenta de resultados empieza justo ahí: necesita saber a qué obra o a qué cliente fueron esas horas.
Si el fichaje pide al trabajador que elija la obra al entrar, o se la propone por la ubicación, cada hora queda imputada el mismo día. Hoy ese reparto se hace a fin de mes con los partes y con memoria, y por eso el coste real de una obra se conoce tarde. Con el dato capturado en el momento, el encargado ve qué obra lleva más horas de las presupuestadas.
El punto importante es que el registro legal y el reparto por obra salgan del mismo fichaje. Cuando la nómina se prepara con una fuente y el coste de la obra con otra, las dos se contradicen y nadie sabe cuál es la buena. Con un solo registro, la nómina se prepara con las horas fichadas, el coste de la obra con las mismas horas y la inspección recibe el mismo dato que se pagó.
Esa unificación tiene un orden, el que describe el artículo sobre digitalizar, automatizar y aplicar IA. Primero el fichaje existe como dato, con hora, persona y obra. Después, y solo después, tiene sentido que ese dato pase automáticamente al programa de gestión para preparar la nómina y costear la obra. Automatizar la nómina sobre partes reconstruidos el viernes produce el mismo error de siempre, más rápido.
Geolocalización y privacidad
Registrar la jornada es una obligación legal; registrar dónde está el trabajador no lo es. Si decides capturar la ubicación, hazlo con cuatro límites. Informa al trabajador por escrito de qué se captura, para qué y durante cuánto tiempo se guarda. Captura la posición solo en el instante del fichaje y nunca como seguimiento continuo durante la jornada. Usa el dato para el fin que has explicado, como proponer la obra o resolver una duda concreta. Y borra la ubicación cuando deje de hacer falta, aunque el registro de jornada se conserve los cuatro años.
Esa captura entra en la normativa de protección de datos y puede requerir la participación de los representantes de los trabajadores. Antes de activarla, revisa el planteamiento con tu asesoría laboral y con quien lleve la protección de datos en tu empresa. Un fichaje sin ubicación contiene lo mismo que pide el artículo 34.9 y te ahorra esa parte del trabajo.
¿Cambiará el registro de jornada con el real decreto digital?
El real decreto que desarrollaría el registro de jornada con medios digitales no está aprobado a 1 de octubre de 2026, y el BOE no lo ha publicado. Mientras tanto sigue vigente el artículo 34.9 tal como está. El Consejo de Ministros autorizó la tramitación urgente del proyecto el 30 de septiembre de 2025, según su referencia oficial.
El borrador que sometió a participación pública el Ministerio de Trabajo exige registrar la jornada por medios digitales, con la hora y el minuto de inicio y de fin de cada jornada y de cada pausa que no cuente como trabajo efectivo. Los asientos no podrían modificarse sin autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y cada cambio dejaría una huella con su autoría. Entraría en vigor a los veinte días de publicarse en el BOE. El texto definitivo puede cambiar, así que conviene mirar el BOE antes de decidir.
Para una empresa con trabajo de campo, la consecuencia práctica es elegir un sistema que ya cumpla lo que pide la ley y que se pueda ajustar: fichaje desde el móvil con hora y minuto, correcciones con rastro y exportación por persona.
Qué fija la ley y qué fijas tú
La ley fija el contenido del registro; el convenio, el acuerdo de empresa y tu asesoría fijan cómo lo aplicas. Lo que construimos en Ignira es el fichaje desde el móvil que guarda ese registro y reparte las horas por obra, como describimos en control horario de técnicos. Si tus horas todavía viven en partes de papel, el primer paso es que existan como dato, en el orden que explica el artículo sobre digitalización, automatización e IA.
Todavía no hemos publicado en casos ningún proyecto de registro de jornada. El planteamiento completo para equipos que trabajan fuera de la oficina está en control horario para técnicos. Para ordenar qué proceso va antes que el fichaje, la guía de primeros pasos para digitalizar o implementar IA sirve de punto de partida.